035-6267484

Heldere communicatie voor opdrachtgevers en opdrachtnemers

door | Nieuws

Heldere communicatie voor opdrachtgevers en opdrachtnemers

Vaak lijkt het dat opdrachtgevers en opdrachtnemers elkaar niet goed begrijpen. Waardoor niet aan verwachtingen wordt voldaan en beide gesprekspartners niet blij zijn.

Dít komen we in trainingscassussen van deelnemers vaak tegen als een opdracht is afgerond en het resultaat wordt opgeleverd:

  • De opdrachtgever had ‘iets anders verwacht’ en is daardoor teleurgesteld.
  • De opdrachtnemer baalt daarvan en denkt: “Nou heb ik er zoveel moeite in gestoken en dan is het nog niet goed!”.

Met als gevolgd dat resultaten (voorlopig) uitblijven en de relatie onder druk komt te staan.

Impliciete vaagheid = valkuil voor opdrachtgevers en opdrachtnemers

Van alle aspecten die een rol spelen in een soepele relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer is ‘impliciete vaagheid’ één van de grootste valkuilen. En wij merken dat beide partijen geregeld in die valkuil trappen.

 

 Vaagheid

Wij trainen veel groepen in dit onderwerp en de rode draad in alle verhalen over waar het misging, is dat één van beide partijen vaag is. En dat de ander dat accepteert en probeert er het beste van te maken.

Zo horen we veel verhalen van onduidelijke opdrachtgevers, waardoor opdrachtnemers met een vage opdracht terug gaan naar hun werkplek en dan maar gaan bedenken “hoe de ander het waarschijnlijk zal bedoelen”.

En we horen ook veel voorbeelden over opdrachtnemers die vaag zijn over wat ze precies gaan opleveren. En wanneer. Soms zelfs zo vaag dat de opdrachtgever zich afvraagt of hij überhaupt wel iets gaat krijgen.

En helemaal een garantie voor misverstanden,  teleurstelling en/of irritatie: als beide gesprekspartners vaag zijn.

 

 Impliciet

Hier bedoelen we mee dat je niet hardop uitspreekt wat je denkt en bedoelt, maar aanneemt dat de ander wel weet wat jij bedoelt.

Bijvoorbeeld:

Jij vindt het superbelangrijk dat de nieuwe promotieartikelen milieuvriendelijk zijn. Dat spreek je niet uit, want je neemt aan dat je collega van de PR-afdeling dat wel snapt. Vervolgens komt die collega enthousiast met een heel scala aan zorgvuldig uitgezochte nieuwe artikelen, passend bij de slogan en de missie van het bedrijf. Hartstikke leuk, maar wel allemaal van hard plastic. Oei!

 

 Expliciete duidelijkheid

De tegenhanger van impliciete vaagheid is expliciete duidelijkheid. Oftwel: spreek hardop je gedachten, verwachtingen en eventuele twijfels uit.

En als je die uitspreekt, wees dan zo duidelijk als je maar kunt zijn. Dus geen ‘vaagtaal’, maar superduidelijke ‘raaktaal’ met lekker stellige woorden. Hieronder wat voorbeelden:

  • absoluut i.p.v. in principe
  • zeker i.p.v. misschien
  • precies i.p.v. ongeveer
  • exact zo i.p.v. zoiets
  • ik wil het zo i.p.v. kijk maar

Misschien zijn deze woorden iets te stellig voor je. Het hoeft ook niet precies zo, maar je snapt vast ons punt wel. Kies dus gerust je eigen ‘raaktaal’, maar zorg er wel voor dat je overduidelijk bent.

 

Opdrachtformulering

Het voert te ver om in deze blog exact op te sommen wat er in een goede opdrachtformulering staat. Bovendien is elke opdracht anders, dus er is niet één ‘one-size-fits-all’. Maar ik geef wel een aantal tips:

  • Zorg ervoor dat je het allebei eens bent met de opdrachtformulering.
  • Check vooral of je elkaar goed begrepen hebt. Niet door te vragen: “Heb je me begrepen?” (want dan is JA een makkelijk antwoord, maar verkeerde aannames liggen op de loer), maar door expliciet uit te spreken hoe jij het bedoelt en te checken of de ander hetzelfde bedoelt. Bij twijfel, vooral doorvragen!
  • Geef in ieder geval antwoord op deze vraag: “Wat is er straks wel wat er nu niet is?”.
    Hoe specifieker deze vraag beantwoord wordt, des te beter.
  • En op deze vraag: “Waarmee zijn we tevreden”
    Hier geef je aan waar het op te leveren resultaat aan moet voldoen. Denk aan kenmerken van het product/ de dienst, kwaliteitseisen en randvoorwaarden.
  • Spreek af wanneer het beoogde resultaat opgeleverd gaat worden. Eventueel kun je tussenresultaten afspreken.
  • Check of het beoogde resultaat realistisch is. Neem geen genoegen met “Kijk maar hoe ver je komt” of “Ik zal kijken of het lukt”.
  • En mijn laatste tip: kijk of je je jezelf (als opdrachtnemer) kunt uitdagen door nét een stapje verder te zetten voor een nog mooier resultaat. Met een ambitieuze opdrachtformulering is de voldoening des te groter als het je gelukt is!

 

En dan nog een bekentenis

Ik (Peter) ben in het verleden wel eens bewust vaag gebleven bij het maken van een afspraak om een offerte te sturen. Dat was in een periode dat ik echt beredruk was. Ik was bang dat de klant de offerte snel wilde hebben en ik dan ‘nee’ zou moeten verkopen (en daar hield ik toen niet zo van). Daarom hield ik me op de vlakte over de datum waarop ik de offerte zou sturen (ik mompelde dan iets als “ik zal kijken” of “ik doe m’n best” of “binnenkort”).

De potentiële klant nam daar op dat moment genoegen mee en ik had daarmee wat tijd gekocht. Althans, dat leek zo. Want al gauw kreeg ik een mail of telefoontje waar de offerte bleef. En moest ik alsnog met spoed aan de slag.

Gelukkig heb ik geleerd om ‘nee’ te zeggen, zelfs tegen klanten ?. En ik heb nog nooit meegemaakt dat een klant iets wilde hebben dat ik echt niet binnen de gevraagde termijn kon leveren.

 

 Tot slot

Voor alle duidelijkheid: het is niet zo dat alleen managers opdrachten kunnen geven aan hun medewerkers (opdrachtnemers). Nee hoor, in de praktijk kom je deze relatie tussen allerlei rollen tegen. En niet elke opdracht is groot en complex.

En in de praktijk noemen we het niet altijd formeel een opdracht (dat klinkt soms ook best hiërarchisch), maar de essentie van opdrachtnemer- en opdrachtgeverschap kun je op vrijwel alle soorten afspraken leggen.

Enkele voorbeelden:

  • Je neemt een product of dienst af van een leverancier, een collega, een andere afdeling, etc.
  • Je wordt geadviseerd door een (interne of externe) adviseur.
  • Een collega vraagt of je een uitdraai uit het systeem kunt maken.
  • Je hebt beloofd een stukje te schrijven voor de personeelsrubriek op intranet.
  • Je levert input aan een collega voor diens project.
  • Je leidinggevende verzamelt 3600 feedback en vraagt of je je feedback voor hem/haar op de mail wil zetten.
  • Je belooft een offerte te maken of andere info te sturen.
  • Jullie manager belooft het team om ‘iets leuks’ te organiseren, omdat jullie de laatste tijd extreem druk zijn geweest.
  • En soms ben je allebei tegelijk: als een team afspreekt om voortaan sneller aan de bel te trekken als de samenwerking niet lekker loopt. Dan geeft het team zichzelf de ‘opdracht’ om de ‘opdracht’ uit te voeren.

 

Wil je meer leren over opdrachtnemer- en opdrachtgeverschap? Neem dan contact op voor onze praktische in-company training Helder communiceren als opdrachtgever en opdrachtnemer.

Door: Het schrijfteam | Oraki training & coaching

3 tips om door empathisch te luisteren meer gedaan te krijgen

De meeste verslavingen zijn slecht voor je. LSD is een uitzondering. Want luisteren-samenvatten-doorvragen is goed voor jezelf én de ander.

Assertiviteit: Wil je aardig gevonden worden óf respect oogsten?

Met alléén maar aardig doen, vindt iedereen je inderdaad alléén maar aardig. Niet meer. Wil jij meer respect van je omgeving? Lees dan verder

Effectief vergaderen: Hoe kun je als voorzitter zorgen voor eigenaarschap, verantwoordelijkheidsgevoel en een actieve houding bij deelnemers zonder zelf hard te hoeven werken?

Ben jij als voorzitter hard aan het werk, maar zitten de deelnemers er passief bij? In dit blog een aantal tips voor actievere deelnemers.

Thuiswerken: werk en privé in balans

Veel mensen worstelden al met de balans werk-privé toen het leven nog ‘normaal’ was. In Coronatijd is dat alleen nog maar lastiger geworden.

Kort en krachtig communiceren: op de werkvloer én tijdens informele gesprekken

Kort en krachtig communiceren helpt om te focussen, de aandacht van de ander vast te houden en effectief te zijn in je communicatie.

Een vergadering voorzitten? Zó open je als voorzitter een vergadering

Zonder helder kader wordt je vergadering al snel een rommelig, alle kanten opschietend groepsgesprek. Hoe je zo’n kader stelt, lees je hier

Assertiviteit: Voor mezelf kiezen, is dat niet egoïstisch?

Hoewel het negatief klinkt, is een prima portie egoïsme niet per se slecht. Jezelf op 1 zetten is namelijk ook: zorgen voor je eigen welzijn

Procesbegeleider: hoe, wat en waarom?

Ben jij werkzaam als procesbegeleider of ben je jezelf aan het oriënteren binnen dit vakgebied? Wij vertellen heel graag meer over procesbegeleiding!

Doorvragen tot de kern: het geheim van effectieve communicatie

Door de juiste vragen te stellen kun je vage, omslachtige, onduidelijke, onsamenhangende verhalen tot de kern terugbrengen. Heel fijne vaardigheden in diverse situaties.

Hoe kun je als voorzitter in 8 stappen betere verslagen (of notulen) laten maken

Beste voorzitter, zijn de verslagen van jouw vergaderingen vaag, wollig of chaotisch? Wat zegt dat eigenlijk over jou als voorzitter?

Mensenkennis of inlevingsvermogen?

Gratis advies: wees voorzichtig met het inzetten van je mensenkennis. Dat is namelijk een riskant fenomeen. Probeer het eens met menskennis.

Ben je liever assertief of te lief?

Ben jij dit: de overvriendelijke pleaser, de ‘zichzelf-wegcijferaar’ die altijd voor een ander klaarstaat? Lees dan vooral deze blog.

PRAKTISCH
PERSOONLIJK
RESULTAATGERICHT
TRAINEN

Trainen volgens Oraki

Ons rotsvaste geloof is dat iedereen meer kan dan hij of zij zelf denkt. We helpen jou om veilig uit je comfortzone te stappen. Dat doen we praktisch, persoonlijk, resultaatgericht en met een hoog doe-gehalte. Je krijgt veel ruimte om jouw praktijksituaties in te brengen en je eigen keuzes te maken (eigenaarschap). Wij trainen volgens het leerprincipe 10-20-70. Onze programma’s zijn veelzijdig en inspirerend. Want leren mag best leuk zijn. Toch?

Meer over Trainen volgens Oraki

Het schrijfteam van Oraki

Het schrijfteam van Oraki

Deze slogan hebben we niet voor niets. De woorden zijn kenmerkend voor ons werk, van oriëntatie en voorbereiding t/m evaluatie en borging. Onze trainingen zijn praktisch als het kan en diepgaand als het helpt. We trainen met de praktijk van onze deelnemers in gedachten. Theorie doen we compact en interactief, met veel ruimte voor praktijksituaties van de deelnemers. We doen veel praktische oefeningen: altijd gericht op jouw resultaat.

[et_bloom_inline optin_id=”optin_3″]