Procesbegeleider: hoe, wat en waarom?

“Hoe zorg ik ervoor dat verschillende mensen met verschillende karakters, diverse belangen, persoonlijke doelen en uitgangspunten op een constructieve manier met elkaar in gesprek raken en blijven?”

Om te zorgen dat gezamenlijke doelen behaald worden en het proces om daar te komen zo efficiënt en effectief mogelijk verloopt, is procesbegeleiding in het leven geroepen. Een onafhankelijke procesbegeleider zorgt er namelijk voor dat het hele proces in het juiste kader wordt gezet. Hij of zij kijkt niet alleen naar de inhoud – wat wel heel belangrijk is overigens -, maar ook naar de manier van samenwerken, communicatie en interactie. Hoe zijn de verhoudingen onderling? Wie neemt welke rol aan? Komt iedereen aan bod en is iedereen tevreden met zijn of haar positie? De procesbegeleider heeft dan ook een faciliterende rol, een rol die we graag uitlichten.

Goede voorbereiding is écht het halve werk

Procesbegeleiding is een belangrijk onderdeel als het gaat om het faciliteren van effectieve en constructieve groepsgesprekken en bijeenkomsten. Een goede voorbereiding is hierbij essentieel en – ja, we weten dat het een cliché is – het scheelt echt de helft van het werk.

Voordat je begint met het plannen van het groepsgesprek, is het belangrijk om het doel van de bijeenkomst te bepalen. Veelal zal er een (voor)gesprek plaatsvinden met de opdrachtgever. Op die manier ontstaat er een goed beeld van het doel, het tijdsbestek en de uitvoerende partijen. De volgende vragen komen hierbij aan bod:

• Waarom is het belangrijk dat deze groep bij elkaar komt?

• Welke resultaten moeten er behaald worden en in welk tijdsbestek?

• Wat zijn belangrijke onderwerpen?

• Welke rol hebben de deelnemers en wie zijn de uitvoerende partijen?

• Wie is de eindverantwoordelijke ofwel de ‘probleem-eigenaar’?

Als je dit duidelijk voor ogen hebt, kun je de verdere voorbereidingen treffen.

Een belangrijk onderdeel van de voorbereidingswerkzaamheden is het in kaart brengen van de deelnemers. Wie zijn de mensen die deelnemen aan het gesprek en wat is hun achtergrond en expertise? Het is essentieel om te weten wie er aanwezig zijn, zodat je de gespreksvoorbereiding hierop kunt afstemmen en de juiste vragen kunt stellen.

Om op een effectieve en structurele wijze tot een gespreksvoorbereiding te komen, is het raadzaam om een aantal stappen te doorlopen. Ten eerste is het belangrijk om het doel van het gesprek te formuleren en dit te vertalen naar een aantal gespreksonderwerpen of -vragen. Vervolgens kun je deze onderwerpen of vragen clusteren en prioriteren, zodat je een overzicht hebt van wat er tijdens het gesprek aan bod komt. Het maken van een draaiboek is een goede manier om sturing te kunnen geven aan het gesprek. Ook is het belangrijk om de verwachtingen helder in kaart te brengen: waar moet het gesprek toe leiden en hoe zorg je ervoor dat er niet te veel afwijkingen plaatsvinden?

Uit bovenstaande informatie komt al naar voren hoe belangrijk een procesbegeleider eigenlijk is. Bereid jij een gesprek altijd helemaal uitgebreid voor? Weet je wie er aanwezig zijn en welke rol of functie zij hebben tijdens het proces? Zeker bij belangrijke onderwerpen waar verschillende belangen, posities en doelen een rol spelen, is het raadzaam om de functie van een procesbegeleider niet te onderschatten.

De procesbegeleider in gesprek

Als de voorbereiding goed is gedaan en je helemaal helder hebt wat het doel is en wie de spelers zijn, dan is het tijd om daadwerkelijk in gesprek te gaan. Als procesbegeleider heb je een belangrijke rol tijdens dat gesprek. Jouw taak is immers om het groepsgesprek in goede banen te leiden en ervoor te zorgen dat alle deelnemers zich gehoord en betrokken voelen. Als start van het gesprek is de introductie dan ook belangrijk. Wij zeggen ook wel: het gesprek is pas begonnen als alle stemmen zijn gehoord. Deze introductie kan zowel op een formele als informele manier gebeuren. Denk bijvoorbeeld aan een spelvorm of inleiding van iedere deelnemer. Tijdens onze training leer je precies hoe je een gesprek kunt opbouwen, maar hieronder vind je alvast enkele belangrijke punten en tips voor een succesvol gesprek.

• Stel heldere doelen en verwachtingen

Het is belangrijk om vooraf duidelijke doelen en verwachtingen te formuleren voor het gesprek. Dit helpt om de focus te vast te houden en ervoor te zorgen dat alle deelnemers op dezelfde lijn zitten. Je kunt hiervoor direct de punten gebruiken die je tijdens de voorbereiding al zorgvuldig hebt uitgewerkt.

Creëer een veilige omgeving: Een veilige en respectvolle omgeving is cruciaal voor een succesvol gesprek. Als procesbegeleider is het jouw taak om een omgeving te creëren waarin alle deelnemers zich vrij voelen om hun mening te uiten en naar anderen te luisteren. Ook hierbij is het heel belangrijk om vooraf te weten met welk type mensen je te maken hebt.

• Luister actief

Een goede procesbegeleider luistert actief naar wat er gezegd wordt en zorgt ervoor dat alle deelnemers gehoord worden. Dit betekent dat je niet alleen aandacht hebt voor de inhoud, maar ook voor de manier waarop het gezegd wordt. Daarnaast ben jij degene die energie moet brengen tijdens het gesprek. Hoe kun je de deelnemers een actieve rol laten aannemen en hoe zorg je ervoor dat iedereen deze rol blijft aanhouden, ook als het gesprek lang duurt?

• Zorg voor open communicatie

Open communicatie is een belangrijk aspect van een succesvol gesprek. Als procesbegeleider is het belangrijk om ervoor te zorgen dat deelnemers open en eerlijk met elkaar communiceren en dat er ruimte is voor discussie en dialoog. Maar hier zit ook een keerzijde aan, als procesbegeleider moet je ook een gesprek op een daadkrachtige en nette manier kunnen afkappen als een bepaalde discussie te lang duurt of als een mening ongewenst gaat overheersen.

• Stuur actief op sterke meningen

Het kan voorkomen dat deelnemers sterke meningen hebben die afwijken van die van anderen. Als procesbegeleider is het belangrijk om deze meningen serieus te nemen en ervoor te zorgen dat alle deelnemers respectvol met elkaar omgaan. Dit betekent dat je moet ingrijpen als er sprake is van ongepast gedrag of taalgebruik.

• Zorg voor een evenwichtige deelname

Het is belangrijk dat alle deelnemers de kans krijgen om deel te nemen aan het gesprek en zich gehoord voelen. Als procesbegeleider kun je ervoor zorgen dat iedereen een rol krijgt waar hij of zij zich goed bij voelt door deelnemers uit te nodigen om hun mening te geven en ervoor te zorgen dat er ruimte is voor verschillende perspectieven.

Kortom, als procesbegeleider is het jouw taak om ervoor te zorgen dat het gesprek op een respectvolle en constructieve manier verloopt, waarbij alle deelnemers zich gehoord en betrokken voelen. Door het creëren van een veilige omgeving, het luisteren naar deelnemers, het bevorderen van open communicatie en het zorgen voor een evenwichtige deelname, kun je als procesbegeleider een waardevolle bijdrage leveren aan het succes van het groepsgesprek.

Het bewaken van de actielijst

Is het gesprek op een succesvolle manier verlopen? Dan is het zaak om de actielijst te bewaken en te zorgen dat de afspraken ook daadwerkelijk nagekomen worden. Allereerst is het daarom belangrijk dat er na het gesprek direct een heldere, goed geformuleerde samenvatting wordt geschreven. Hierin worden de afspraken en de besproken punten helder en puntsgewijs neergezet. Zie het als goede nazorg, op die manier staat alles zwart-op-wit en zakt de besproken informatie niet weg na verloop van tijd.

Nazorg en het vervolgtraject

Tijdens het gesprek heeft iedere deelnemer een rol gekregen, inclusief rugnummers, deadlines en actiepunten. Als procesbegeleider is het zaak om deze rollen te bewaken. Worden de deadlines gehaald of moet er sturing worden gegeven? Neemt iedere deelnemer zijn of haar rol serieus?

Daarnaast is het ook belangrijk om te kijken naar vervolgafspraken. Moeten die worden ingepland en wie moeten hiervoor worden uitgenodigd? Door alles helder in kaart te brengen worden doelstellingen haalbaar en dat geeft transparantie en motivatie aan de deelnemers, ongeacht de rol die zij vervullen.

De rol als procesbegeleider optimaal invullen

De procesbegeleider heeft een belangrijke rol en zorgt ervoor dat doelstellingen behaald worden.

Het vak – want dat is het! – van procesbegeleider kent ook de nodige (persoonlijke) uitdagingen. De procesbegeleiders die deelnemen aan onze training Procesbegeleiding noemen in hun intake vaak één of meer van onderstaande leerdoelen.

• Hoe kan ik zelfverzekerd voor de groep staan?

• Hoe zorg ik ervoor dat het resultaat bewaakt blijft worden en deelnemers niet te veel afwijken?

• Wanneer moet ik een gesprek stoppen?

• Hoe kan ik goed omgaan met weerstand?

• Hoe kan ik voor balans in de gesprekken zorgen?

• Wat als de energie tijdens het gesprek afzakt bij de deelnemers?

• Hoe zorg ik voor voldoende afwisseling en hoe betrek ik iedereen op een actieve manier?

Wil je weten hoe je bovenstaande issues op een goede manier kunt oplossen of loop je tegen andere zaken aan? Dan nodigen we je van harte uit om mee te doen aan onze training Procesbegeleiding. Hierin gaan we samen in 3 dagen aan de slag met alle facetten van procesbegeleiding en kun jij op een energieke, effectieve en doelgerichte manier de taken als procesbegeleider hervatten. Neem gerust contact op voor meer informatie. We helpen je graag verder!

Door: Het schrijfteam | Oraki training & coaching