Een vergadering voorzitten? Zó open je als voorzitter een vergadering.

Als je een vergadering gaat voorzitten, zorg dan voor een helder kader. Een goed begin is het halve werk.

Wanneer je als voorzitter, leidinggevende of projectleider een vergadering leidt, wil je een zo efficiënt en constructief mogelijke bijeenkomst. Om dat te bereiken doe je er goed aan je meeting heel bewust in te leiden met een kader. Een vergadering voorzitten zonder helder kader wordt al snel een rommelig groepsgesprek dat alle kanten opschiet. Hoe je zo’n kader stelt, lees je in dit blog.

Een vergadering voorzitten met een kader zorgt ervoor dat je alle neuzen dezelfde kant op krijgt. Én het helpt een akkoord van de deelnemers te krijgen over het doel van de bijeenkomst, een los agendapunt of een voorgestelde aanpak. Dit kader gaat nog niet over inhoudelijke standpunten en vindt plaats voordat jullie beginnen met de agenda of de inhoudelijke bespreking.

Acht checkpunten voor een goed kader van de vergadering

Met deze acht actiepunten bereid je een goed kader van je vergadering voor:

1. Contact maken (op een informele manier)
2. Verwachtingen helder maken
3. Betrokkenheid creëren
4. Rollen en verantwoordelijkheden benoemen
5. Zorgen voor veiligheid en openheid
6. Introduceer de stopknop
7. Benoem de te verwachten resultaten
8. Check je kader

1. Contact maken op een informele manier

Vóórdat de vergadering begint is het goed om informeel contact te leggen. Waarom? Nou, zonder contact geen effectieve communicatie. Kijk dus of je het ijs kunt breken, bijvoorbeeld met een praatje over een actueel, niet-beladen onderwerp. Doe dit het liefst voordat iedereen in de (formele) vergaderopstelling zit.

Een andere mogelijkheid – als dat bij je past – is om een (grappige) anekdote te vertellen of een verhaal dat past in de context van de vergadering.

2. Maak verwachtingen helder

Als je een vergadering gaat voorzitten maak je als eerste het doel van de sessie duidelijk: wat gaan we bespreken? En met welk doel? Hoe specifieker je hierin bent, hoe duidelijker het is voor de deelnemers. Als het relevant is: geef dan ook duidelijk aan wat er niet besproken wordt.

Leg daarna uit wat de te volgen procedure is. Bijvoorbeeld in 3 stappen: eerst denken we na over de probleemstelling, daarna bedenken we mogelijke alternatieven en tenslotte kiezen we een oplossing.
In het kader van verwachtingen is het handig om hierbij ook aan te geven hoeveel tijd jullie per stap (ongeveer) hebben.

Tenslotte kun je iets zeggen over het proces. Gaan jullie ‘quick and dirty’ te werk of nemen jullie ruim de tijd voor een zorgvuldige afweging? Spreken jullie af dat je elkaar netjes laat uitpraten of mag het een pittige discussie op het scherpst van de snede worden?
Wil je dat mensen vragen kunnen stellen tijdens een presentatie; zeg dat dan vooraf. Wil je dat deelnemers zichzelf voorzien van koffie en thee; geef dat dan ook van tevoren aan.

3. Zorg voor betrokkenheid

Soms is er op voorhand al het nodige gebeurd over een bepaald onderwerp. In zo’n geval kan het nodig zijn om extra aandacht te hebben voor betrokkenheid. Een effectieve communicatietechniek bij een vergadering voorzitten, is het benoemen van meningen die leven in de groep. Bijvoorbeeld: “Ik weet dat hier mensen zijn die vinden dat we snel tot één oplossing moeten komen, maar er zijn ook deelnemers die graag twee of drie oplossingsvarianten hebben om nader te onderzoeken.”

4. Rollen en verantwoordelijkheden

Het is niet in alle situaties relevant, maar soms is het belangrijk om het wel te doen: rollen en verantwoordelijkheden vooraf benoemen.
Ben jij een neutrale voorzitter of hak je uiteindelijk de knoop door? Ga je alleen de vergadering voorzitten? Of neem je zelf inhoudelijk deel aan de vergadering?
Wat zijn de verantwoordelijkheden van de deelnemers? En is dat voor iedereen hetzelfde of zit er verschil tussen? Zitten er partijen aan tafel die een adviserende of instemmende rol hebben, bijv. de OR?

5. Veiligheid en openheid

In sommige teams of groepen is het niet veilig genoeg om open en eerlijk je mening te kunnen geven. Is dat het geval, dan blijven de échte meningen onuitgesproken. Een kwalijke zaak, want dit kan leiden tot miscommunicatie en andere verwarring en ergernissen.
Verstandig dus om daar iets over te zeggen. Om te laten merken dat je weet wat er speelt of om mensen aan te moedigen wél het achterste van hun tong te laten zien. Zo kan je iets zeggen over vertrouwelijkheid (alles blijft hier binnen deze 4 muren) of over respect voor elkaars mening en de wijze van communicatie met elkaar (elkaar uit laten praten en elkaar vragen stellen).

6 De stopknop

Deze term komt voort uit een psychologisch experiment van Hiroto & Seligman (1975). Daarin werden twee groepen mensen aan hinderlijk geluid blootgesteld. Slechts één groep had tijdens dit experiment een volumeknop (stopknop), waardoor ze het lawaai konden stoppen. De andere groep kon niet ingrijpen.

Uit het onderzoek bleek dat de groep mét de stopknop pro-actiever aan de rest van de experimenten deelnam dan de groep zonder stopknop. Ook al werd de stopknop niet vaak gebruikt, het zorgde voor een gevoel van zelfvertrouwen en de deelnemers vonden het fijn om ‘in control’ te zijn.
In een vergadering kun je de stopknop ook gebruiken om gevoelsmatige zaken bij deelnemers bespreekbaar te maken. Bijvoorbeeld: “Geef het aan als je vindt dat we te langzaam of te snel gaan” of “Trek aan de bel als je het gevoel hebt dat niet alles gezegd wordt, door jezelf of een ander”.

7 Verwacht resultaat

Een mooie manier om je kader te laten ‘leven’ bij de deelnemers, is door alvast vooruit te kijken naar het eind van de bijeenkomst. Bijvoorbeeld: “Laten we er samen aan werken dat we over anderhalf uur met een goed gevoel terugkijken op een open, respectvolle uitwisseling van meningen.” “Dat iedereen gehoord is en gehoord heeft en we een gedragen beslissing hebben genomen.”

8. Check je kader

Aan het eind van het kader check je of je duidelijk was. Wat niet duidelijk was, kun je nog toelichten.
Afhankelijk van de situatie kan je vragen of men akkoord gaat met je kader of dat er nog iemand is die er iets aan toe wil voegen.
Bedenk daarbij dat toevoegingen waarschijnlijk niet als kritiek bedoeld zijn, maar juist als uiting van betrokkenheid. Een vergadering voorzitten op de juiste manier doe je als team met elkaar.

Zo voorzitter, nu weet je hoe je een vergadering opent. Benieuwd hoe je de rest van het overleg in goede banen leidt? En wil je er uitgebreid mee oefenen? Meld je dan aan voor onze training Vergadering Voorzitten. In deze training leer je alle belangrijke voorzittersvaardigheden.

Door: Het schrijfteam | Oraki training & coaching