Hoe kun je als voorzitter in 8 stappen betere verslagen (of notulen) laten maken

Hoe je als voorzitter van de vergadering de notulist kan ondersteunen, voor betere notulen of verslag.

Zijn de verslagen van je vergaderingen vaag, wollig of zelfs chaotisch? Dan lijkt het misschien de makkelijkste oplossing om je notulist naar een cursus notuleren te sturen, maar dat is zeker niet de enige oplossing. Want wat zegt een onduidelijk verslag eigenlijk over jou, als voorzitter?

Zo, die komt misschien even binnen. Toch is het een valkuil waar veel voorzitters in vallen. Jij kent immers de inhoud van de bespreekpunten als geen ander en legt snel verbanden omdat je de andere deelnemers ook buíten de vergadering spreekt. En jij hebt waarschijnlijk aan een half woord genoeg, maar geldt dat voor je notulist ook? Hoe kun je hem of haar helpen en uiteindelijk betere verslagen maken?

Stap 1: Wat voor verslag wil je?

Er zijn verschillende verslagvormen die je kunt kiezen met ieder een eigen doel. Door gericht aan de slag te gaan kun je je verslag op de juiste manier laten opstellen. Voorbeelden van verslagvormen zijn:

1. Een woordelijk of letterlijk verslag (bijvoorbeeld bij een raadsvergadering of een verhoor)
2. Een verslag op spreker (de notulist legt vast wie wat zegt, bijvoorbeeld bij een vakbondsoverleg of een vergadering met diverse partijen en tegengestelde belangen)
3. Een verslag op onderwerp (de notulist legt vast wat de aanleiding en uitkomst van het besproken onderwerp is)
4. Een actie- en besluitenlijst (bijvoorbeeld bij wekelijkse voortgangsoverleggen)

Bespreek de verslagvorm met je notulist, zodat hij of zij weet wat er verwacht wordt. Iedere verslagvorm vraagt namelijk om een andere manier van notuleren.

Leuk feitje: de meeste vergadertijgers kiezen voor een combinatie van optie 3 en 4.

Stap 2. Is de agenda duidelijk en logisch opgebouwd?

Trek er een kwartiertje voor uit en bespreek samen met je notulist de agenda. Zijn de vergaderpunten bijvoorbeeld:

● informatief (zoals mededelingen en ingekomen stukken),
● besluitvormend (zoals de vaststelling van het vorige verslag) of
● meningsvormend (bijvoorbeeld bij een discussie)?

De notulist moet op de hoogte zijn van de vergaderdoelen om een goede verslagen maken. Bij een besluitvormend agendapunt weet hij of zij dan bijvoorbeeld dat er in het verslag een besluit moet komen te staan. Geen besluit gehoord? Dan kan de notulist je daarop attenderen tijdens de vergadering.

Stap 3. Voorzitter, ken je plek!

Het is het meest logisch om tijdens de vergadering naast de notulist te zitten. Zo kun je immers ook tijdens de vergadering dingen snel afstemmen.
De second best plek is tegenover elkaar, zodat je oogcontact hebt. Zie je wenkbrauwen omhooggaan? Dan is er extra uitleg nodig. Gaan ze omlaag? Dan moet je waarschijnlijk opschieten. Daarover gesproken, het is erg handig om bij de voorbespreking van de agenda ook een tijdsplanning te maken. Op die manier weet iedereen waar hij of zij aan toe is.

Stap 4. Leid in, wees de baas en vat samen

Bij elk agendapunt geef je aan wat de aanleiding ook alweer was. Niet alleen voor je notulist, maar ook voor de deelnemers die hun stukken niet hebben gelezen.

Je inleiding is klaar en de discussie barst los. Het is jouw taak om dat in goede banen te leiden, want ook de allerbeste notulist kan geen chocola maken van door elkaar pratende mensen. Dus sla met de hamer op tafel of doe iets anders waardoor iedereen stil is. Vervolgens laat je de deelnemers één voor één uitspreken.

Is iedereen uitgepraat? Vat dan samen wat er besproken is:

● Wie doet wat en wanneer?
● Welk besluit is er genomen?
● Hoe nu verder?

Om het je notulist makkelijk te maken gebruik je signaalwoorden die aangeven dat er wat belangrijks komt. Het woord ‘dus’ geeft bijvoorbeeld aan dat er een samenvatting komt. En na ‘vaststellen’ komt er meestal een besluit. Goede verslagen maken doe je als team!

Stap 5. Praat geen vaagtaal, maar communiceer kort en krachtig

Niemand weet wat je nu eigenlijk écht bedoelt als je een collega wil challengen. Of als je gaat doorpakken, downsizen of dealbreaken. Zorg er dus voor dat je notulist weet wat er precies verwacht wordt. Wie gaat wat doen en wanneer of op welke manier? Dat weet hij of zij alleen als je duidelijke taal praat. Dus haal je kennis over SMART nog eens op en realiseer je dat overdreven jargon vaak vage jeuktaal is, waar niemand blij van wordt. Zeker de notulist niet.

Stap 6. Blijf even na voor overleg

Blijf nog even na als de vergadering is afgelopen. Niet voor straf, maar om direct de eventuele vragen van je notulist te kunnen beantwoorden. Het zit nu nog vers in je geheugen, grote kans dat je het een week later niet meer precies weet.

Stap 7. Bespreek samen het verslag

Wat gaat er goed en wat kan beter? Zonder feedback geen verbetering, dus investeer in een nabespreking. Dat kost misschien nu even tijd, maar daar heb je straks zeker profijt van.

Een valkuil bij de nabespreking is dat je dingen achteraf toch liever anders had gezegd. Zeg dat niet direct maar tijdens de volgende vergadering en laat dat als aanvulling in het verslag plaatsen. Dus niet met de rode pen in het huidige verslag krassen. Ten eerste speel je dan vals, want je zet iets in het verslag wat niet besproken is. En ten tweede is het flauw. Je corrigeert ‘fouten’ die er niet waren en je brengt je notulist in een lastige positie met een verslag dat feitelijk niet meer klopt.

Stap 8. Vergeet secretaressedag niet

Notuleren of verslagen maken is vaak een ondankbare taak. De meeste mensen lezen het verslag niet en het is een tijdrovende klus, die bijna niemand leuk vindt. Ondanks dat doet jouw notulist het toch maar mooi voor je. Om de moeite, tijd en energie een beetje te compenseren, siert het je als je een keer wat leuks regelt voor hem of haar. Zoiets als de secretaressedag, maar dan voor de notulist!

En nu?
De secretaressedag is op de derde donderdag van april, dus zet deze gelijk op de agenda. Deze dag wordt de notulist eens een keer in het zonnetje gezet.
Gelukt? Bekijk dan eens onze training Vergadering voorzitten. In deze training leer je alles over deze en alle andere belangrijke voorzittersvaardigheden.

Door: Het schrijfteam | Oraki training & coaching